MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.
CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y Decreto 1377 de Junio 27 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTICULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley y en el Decreto “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 4. OBJETO.
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realizaRELOAD YOUR CLOSET S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
De acuerdo con lo previsto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, los responsables del tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento. Teniendo en cuenta lo anterior, los responsables deberán fijar el término de vigencia de las bases de datos. Es decir, la vigencia de la base de datos, (el tiempo durante el cual se usarán los datos recogidos en la base de datos), estará determinada por la finalidad con la cual se recogieron los datos.
PARÁGRAFO:
El período de vigencia para cada registro individual de la Base de Datos es igual al plazo de duración de la SociedadRELOAD YOUR CLOSET S.A.S., la cual se encuentra contemplada en sus estatutos y que es pública a través de la Cámara de Comercio de Bogotá. Lo anterior, teniendo en cuenta que el objetivo de mercado deRELOAD YOUR CLOSET S.A.S., es para personas mayores de los 18 años y sin límite de edad.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 se entiende por:
a)Autorización: consentimiento previo, expreso e informado por el Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular./p>
e)Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) ) Dato Público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor Público.
Por su Naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g) Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Las definiciones que se emplean en el presente artículo, son elementos indispensables para la protección del habeas data, y permiten una correcta y apropiada interpretación del presente manual y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales .
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS.
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados porRELOAD YOUR CLOSET S.A.S. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
a)Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos porRELOAD YOUR CLOSET S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener deRELOAD YOUR CLOSET S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte deRELOAD YOUR CLOSET S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de RELOAD YOUR CLOSET S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización consta en un documento electrónico (Anexo # 1) o en cualquier otro formato, mediante los cuales se puede concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida porRELOAD YOUR CLOSET S.A.S. y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
a) Quién recopila (responsable o encargado)
b) Qué recopila (datos que se recaban)
c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos Personales suministrados
e) Si se recopilan datos sensibles
El anexo 1 del presente manual incluye el modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales con el fin de informar y permitir el acceso de información de la compañía y sus vinculadas, relacionada con servicios, productos, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos y contenidos.
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
Adoptará las medidas necesarias para mantener los formularios y registros en la página web, descritos en el artículo 8 anterior, así como cualquier otro registro o mecanismo técnico o tecnológico idóneo, en el cual se deje evidencia respecto de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RELOAD YOUR CLOSET S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a RELOAD YOUR CLOSET S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ARTÍCULO 11. DEBERES DERELOAD YOUR CLOSET S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012,RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
ARTÍCULO 12. DERECHO DE ACCESO
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PARÁGRAFO: RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, pone a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permiten el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso se ofrece sin límite de plazo y permite al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. Para este propósito podrá utilizar los medios que se describen en el artículo siguiente
ARTÍCULO 13. CONSULTAS.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que son informados en el aviso de privacidad.
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
ARTÍCULO 14. RECLAMOS.
;De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.en su condición de Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en la sección de Servicio al Cliente (Quejas y Reclamos) de la página web closeando.com de RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contraRELOAD YOUR CLOSET S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de la sección servicio al cliente de la página web closeando.com de RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. y debe contener, como mínimo, la siguiente información:
1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. hará la rectificación y la actualización solicitada por el titular, respecto a la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. tiene establecidos los formularios en la sección de servicio al cliente, correos electrónicos para la atención de cualquier solicitud, sistemas y otros métodos simplificados, que están a disposición de los interesados en la página web.
Para éstos efectos,RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. utilizará los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, teniendo en cuenta que los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez queRELOAD YOUR CLOSET S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 27 de junio de 2013.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
1. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
2. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales,RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello,RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.ha dispuesto del formato de “Actualización Autorización de Datos” el cual permite al titular revocar su consentimiento
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que RELOAD YOUR CLOSET S.A.S., de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
El procedimiento establecido por RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no excederá los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
CAPITULO V
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
ARTÍCULO 17.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. designa al área de SERVICIO AL CLIENTE, para cumplir con la función de protección de datos personales. El Titular podrá contactar al responsable en la sección de SERVICIO AL CLIENTE de la página web closeando.com de RELOAD YOUR CLOSET S.A.S., quien dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO.
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. designa a SERVICIO AL CLIENTE como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 18.
DATOS DE CONTACTO DE PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Razón social:RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.
Domicilio: Bogotá
Dirección: ________________
Correo electrónico: ______________________
Teléfono del Responsable: (571) ___________
CAPITULO VI SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 19. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012,RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.está comprometida con suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus clientes y usuarios de los portales Web, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.
Por tal motivo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medias físicas de control de riesgos de seguridad.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido. Hemos diseñado este manual interno de políticas y administración de bases de datos en el que se instituyen los responsables de la administración y custodia de cada una de ellas. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
CAPÍTULO VII DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 20.
El presente manual rige a partir del ____________________.
ANEXO 1
MODELO FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Autorizo a RELOAD YOUR CLOSET S.A.S.,para que recolecte mis datos personales y los conserve dentro de sus bases cuyo uso se encuentra destinado a mantener una constante comunicación con los clientes.
Autorizo para que los datos por mi suministrados sean utilizados con la finalidad de procesar mis pedidos, ofrecerme productos, ofrecerme promociones y descuentos de los productos, informar cambios y modificaciones de sus productos y servicios, administración de sus sorteos, enviarme boletines de información o noticias, realizar actos de promoción y publicidad de sus productos y/o servicios, informarme sobre sus actividades y eventos, evaluar la calidad sus bienes y servicios, realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, administrar de mi cuenta, verificar y llevar a cabo transacciones financieras en relación con los pagos que realice en línea, realizar la auditoría de la descarga de datos, mejorar el diseño y/o contenido de las páginas de su sitio web, llevar a cabo investigaciones sobre demografía de sus usuarios, enviarme información adicional acerca del sitio web, sus otros sitios web, todo lo relacionado con otras empresas del grupo o de sus socios de negocios, informarme sobre alianzas, informarme sobre concursos, informarme sobre contenidos actuales y futuros relacionados con los eventos, dar cumplimiento a obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores, y empleados, facilitarme la correcta ejecución de las compras y prestación de los servicios, y demás finalidades estrechamente asociadas y necesarias para cumplir los fines de mercadeo, estadísticos y administrativos que resulten necesarias en el normal desarrollo de su objeto social.
Esta información podrá ser objeto de uso, análisis, cruce, depuración, tratamiento y transmisión con sus anunciantes, colaboradores, patrocinadores, proveedores y aliados estratégicos y comerciales, así como al interior de su empresa, para realizar servicios en su nombre tales como tratamiento de información, envío de paquetes y documentos, impresión de facturas y documentos, coordinación de envío de correo postal y correo electrónico, mensajes de texto, limpieza y actualización de base de datos, determinación de preferencias de consumo, call center, digitalización y conservación de documentos.
Con esta autorización RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. podrá comunicarse conmigo por correo electrónico, mensaje de texto (SMS, MMS), por medio telefónico, o por cualquier medio de comunicación existente o por existir.
RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. utilizará mis datos para la finalidad mencionada y certifico que los datos que he suministrado en la solicitud son ciertos y que no he omitido o alterado ninguna información.
Declaro que conozco mis derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar esta autorización de los datos personales de los cuales soy titular, mediante los procedimientos establecidos en el Manual Interno de Políticas y Procedimiento de Datos Personales de RELOAD YOUR CLOSET S.A.S. el cual contiene las políticas para el tratamiento de la información por mi suministrada, así como los procedimientos de consulta y reclamación que me permitirán hacer efectivos mis derechos, disponible en la página web www.closeando.com
En señal de aceptación de lo anterior, el suscrito Titular de los datos ha dado click en el espacio (botón) de autorización para el tratamiento de datos personales.
